Los actos de encuadramiento son los actos administrativos por los que las empresas y los trabajadores quedan incorporados al sistema de la Seguridad Social. Su competencia corresponde a la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) y comprenden la inscripción de empresas, la afiliación, y las altas, bajas y variaciones de datos. La regulación básica se encuentra en los arts. 138 a 140 de la LGSS (Real Decreto Legislativo 8/2015) y, con detalle, en el Real Decreto 84/1996, de 26 de enero, que aprueba el Reglamento General sobre inscripción de empresas y afiliación, altas, bajas y variaciones de datos.
La inscripción de empresas (art. 138 LGSS; art. 5 RD 84/1996) es un requisito previo e indispensable a la iniciación de la actividad: el empresario debe inscribirse antes de ocupar trabajadores. Con la inscripción, la TGSS asigna un número único de inscripción que se considera el primero y principal código de cuenta de cotización (CCC) (art. 10 RD 84/1996). La Tesorería puede asignar además códigos de cuenta de cotización secundarios a efectos de control y gestión. En el momento de inscribirse, el empresario hace constar la entidad gestora o mutua colaboradora por la que opta para cubrir las contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales y, en su caso, la incapacidad temporal por contingencias comunes (art. 16 RD 84/1996).
La afiliación (art. 139 LGSS; art. 6 RD 84/1996) es el acto por el que la TGSS reconoce, por primera vez, la condición de incluida en el sistema a una persona. Sus caracteres esenciales son que la afiliación es obligatoria, única, vitalicia (para toda la vida) y exclusiva: cada persona tiene un único Número de la Seguridad Social que la identifica de por vida en todos los regímenes (art. 7 RD 84/1996). La afiliación puede practicarse a instancia del empresario (obligado a solicitarla para quien ingrese a su servicio), a instancia del trabajador cuando el empresario incumpla, o de oficio por la Administración.
Las altas se producen cada vez que el trabajador inicia una actividad, a diferencia de la afiliación, que es única. Conviene retener los plazos del art. 32 RD 84/1996:
El alta de oficio (arts. 29 y 35 RD 84/1996) procede cuando el empresario incumple su obligación: la TGSS la practica, normalmente a raíz de la actuación de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, con efectos retroactivos a la fecha de la actuación inspectora. Junto a ello existe la asimilación al alta (art. 166 LGSS), que equipara a la situación de alta determinadas situaciones sin prestación efectiva de servicios, como el desempleo total con prestación, las vacaciones retribuidas no disfrutadas, la excedencia forzosa, el traslado al extranjero por la empresa o el convenio especial. En huelga legal y cierre patronal el trabajador pasa a alta especial.
Por último, son obligaciones del empresario inscribirse, afiliar y dar de alta y baja a sus trabajadores en plazo, así como cotizar: el art. 141 LGSS obliga a cotizar a empresarios y trabajadores, y el art. 142 LGSS hace al empresario sujeto responsable del ingreso, descontando al trabajador su aportación en el momento del pago de las retribuciones. El art. 143 LGSS declara nulo todo pacto que traslade al trabajador la cuota empresarial. El trabajador, por su parte, debe facilitar sus datos, solicitar la afiliación si el empresario no la promueve y comunicar las variaciones que le afecten. Las comunicaciones se realizan, con carácter general, por medios electrónicos a través del Sistema RED.
1. Una empresa va a iniciar su actividad el 1 de julio contratando a sus primeros trabajadores. ¿Cuándo debe haber solicitado su inscripción en la Seguridad Social?
Conforme al art. 138 LGSS y al art. 5 del RD 84/1996, la inscripción del empresario es requisito previo e indispensable a la iniciación de sus actividades, por lo que debe solicitarse antes de comenzar a ocupar trabajadores el 1 de julio.
2. Una empresa con actividad en dos provincias distintas necesita controlar la cotización de cada centro por separado. ¿Qué prevé el RD 84/1996 al respecto?
El art. 10 del RD 84/1996 permite que, además del CCC principal, la TGSS asigne otros códigos de cuenta de cotización a efectos de control de la cotización o para cualquier finalidad de gestión, por ejemplo por provincias distintas.
3. Un empresario presenta la solicitud de baja de un trabajador, pero este continúa prestando servicios efectivos. ¿Qué efecto tiene esa baja sobre la obligación de cotizar según el art. 144 LGSS?
El art. 144 LGSS precisa que la mera solicitud de baja no extingue la obligación de cotizar si continúa la prestación de servicios, ya que la obligación se mantiene durante todo el periodo en que el trabajador desarrolle su actividad.
4. Un empresario contrata a un trabajador y le descuenta en nómina la aportación a la Seguridad Social, pero no la ingresa en la TGSS. Conforme al art. 142 LGSS, ¿quién responde del ingreso de esa aportación?
El art. 142 LGSS configura al empresario como sujeto responsable del cumplimiento de la obligación de cotizar; ingresa tanto las aportaciones propias como las de sus trabajadores, que descuenta en el pago de retribuciones. Responde, por tanto, del ingreso de la aportación descontada.
5. Una empresa de nueva inscripción desea cubrir las contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales con una mutua colaboradora. ¿Cuándo y cómo formaliza esa opción?
El art. 16 del RD 84/1996 exige que en el momento de la inscripción el empresario haga constar la entidad gestora o, en su caso, la mutua colaboradora por la que opta para la protección de las contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
6. En un convenio colectivo se incluye una cláusula por la que el empresario se compromete a no descontar al trabajador su aportación a la Seguridad Social. Según el art. 143 LGSS, ¿qué validez tiene?
El art. 143 LGSS declara nulo todo pacto, individual o colectivo, por el que el empresario se comprometa a no descontar al trabajador la aportación que le corresponde, por lo que dicha cláusula del convenio sería nula.
7. Una empresa presenta su solicitud de inscripción completa y con todos los datos esenciales. Según el art. 13 del RD 84/1996, ¿qué sucede con el número de inscripción?
El art. 13 del RD 84/1996 establece que la inscripción de la empresa se practicará en el propio acto de presentación de la solicitud, salvo falta de documentos o datos esenciales, asignándose en ese momento el número de inscripción.
8. Un trabajador descubre que el empresario no ha solicitado su afiliación, siendo su primera actividad en el sistema. ¿Qué puede hacer conforme al art. 25 del RD 84/1996?
El art. 25 del RD 84/1996 permite que, ante el incumplimiento empresarial, el propio trabajador solicite su afiliación. La afiliación corresponde a quien por primera vez realiza una actividad incluida en el sistema (art. 6 RD 84/1996).
9. Tras la inscripción, una empresa cambia la mutua con la que tiene concertadas las contingencias profesionales. ¿Qué debe hacer respecto de la TGSS?
Conforme a los arts. 13 y 16 del RD 84/1996, el empresario debe comunicar a la TGSS las variaciones de los datos facilitados al inscribirse, entre ellas el cambio de entidad de cobertura de contingencias profesionales.
10. Una empresa cesa definitivamente en su actividad y deja de tener trabajadores. ¿Qué obligación tiene frente a la TGSS?
Conforme a los arts. 13 y 16 del RD 84/1996, el empresario está obligado a solicitar la baja cuando cese definitivamente en su actividad, además de comunicar las variaciones de los datos de la empresa.
11. Un trabajador cambia su domicilio y otros datos personales relevantes para la Seguridad Social. ¿Qué le corresponde hacer conforme a sus obligaciones de encuadramiento?
Conforme al art. 25 del RD 84/1996 y al art. 142 LGSS, el trabajador debe facilitar los datos identificativos y los relativos a su situación necesarios para afiliación, alta y cotización, y comunicar las variaciones que le afecten.
12. Un empresario no inscribe la empresa ni da de alta a sus trabajadores. ¿Cuál de las siguientes consecuencias puede derivarse conforme al RD 84/1996 y la LGSS?
Conforme a los arts. 29 y 35 del RD 84/1996 y a la LGSS, el incumplimiento de inscripción, afiliación, alta o cotización en plazo da lugar al alta de oficio y a responsabilidades administrativas, de recargo y de reintegro de prestaciones del empresario incumplidor.
13. Según el art. 138 LGSS, ¿qué obligación tienen las empresas como requisito previo e indispensable a la iniciación de sus actividades?
El art. 138 LGSS establece que las empresas, como requisito previo e indispensable a la iniciación de sus actividades, están obligadas a inscribirse en la Seguridad Social.
14. ¿Ante qué organismo se efectúa la inscripción de la empresa en la Seguridad Social?
Según el art. 138 LGSS y el art. 5 del RD 84/1996, la inscripción se efectúa ante la Tesorería General de la Seguridad Social, organismo competente para los actos de encuadramiento.
15. De acuerdo con el art. 5 del RD 84/1996, ¿en qué momento debe solicitarse la inscripción del empresario?
El art. 5 del RD 84/1996 configura la inscripción del empresario como requisito previo e indispensable a la iniciación de sus actividades, debiendo solicitarse antes de comenzar a ocupar trabajadores.
16. Conforme al art. 10 del RD 84/1996, el número único de inscripción que la TGSS asigna al empresario, ¿qué consideración tiene?
Según el art. 10 del RD 84/1996, mediante la inscripción la TGSS asigna al empresario un número único de inscripción que será considerado el primero y principal código de cuenta de cotización (CCC).
17. Además del CCC principal, ¿qué puede asignar la TGSS al empresario según el art. 10 del RD 84/1996?
El art. 10 del RD 84/1996 permite que la TGSS asigne otros números o códigos de cuenta de cotización a efectos de control de la cotización o para cualquier otra finalidad de gestión atribuida a la Tesorería General.
18. ¿Qué carácter tiene la inscripción de la empresa respecto de la persona física o jurídica titular?
Conforme a los arts. 5 y 10 del RD 84/1996, la inscripción es única y válida para toda la vida de la persona física o jurídica titular, en el Régimen de Seguridad Social en que se cause, sin perjuicio de variaciones y de la apertura de cuentas adicionales.
19. Según el art. 13 del RD 84/1996, ¿cuándo se practica la inscripción de la empresa?
El art. 13 del RD 84/1996 dispone que la inscripción de la empresa se practicará en el propio acto de presentación de la solicitud, salvo que falten documentos o datos esenciales, asignándose en ese momento el número de inscripción.
20. De acuerdo con el art. 16 del RD 84/1996, ¿qué debe hacer constar el empresario en el momento de la inscripción?
El art. 16 del RD 84/1996 exige que en el momento de la inscripción el empresario haga constar la entidad gestora o, en su caso, la mutua colaboradora con la Seguridad Social por la que opta para la protección de las contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
21. Conforme al art. 16 del RD 84/1996, además de las contingencias profesionales, ¿qué otra cobertura puede formalizar el empresario en la inscripción?
El art. 16 del RD 84/1996 prevé que, en el momento de la inscripción, el empresario opte también, en su caso, por la entidad para la cobertura de la prestación económica por incapacidad temporal derivada de contingencias comunes.
22. ¿Qué se entiende por actos de encuadramiento en la Seguridad Social?
Conforme a los arts. 5, 6 y 10 del RD 84/1996 y arts. 138-139 LGSS, los actos de encuadramiento son los actos administrativos por los que se incorpora a empresas y trabajadores al sistema, y comprenden la inscripción de empresas, la afiliación y las altas, bajas y variaciones de datos.
23. ¿A qué organismo corresponde la competencia para practicar los actos de encuadramiento?
Según los arts. 5, 6 y 10 del RD 84/1996 y los arts. 138 y 139 LGSS, la competencia para practicar los actos de encuadramiento (inscripción, afiliación, altas, bajas y variaciones) corresponde a la Tesorería General de la Seguridad Social.
24. ¿Qué Real Decreto aprueba el Reglamento General sobre inscripción de empresas y afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores?
El Real Decreto 84/1996, de 26 de enero, aprueba el Reglamento General sobre inscripción de empresas y afiliación, altas, bajas y variaciones de datos de trabajadores en la Seguridad Social (BOE-A-1996-4447).
25. ¿En qué capítulo y título de la LGSS se regulan los actos de encuadramiento de inscripción de empresas y afiliación de trabajadores?
La cobertura legal de los actos de encuadramiento se encuentra en el Capítulo II del Título I de la LGSS (RDLeg 8/2015), arts. 138 a 140, desarrollados reglamentariamente por el RD 84/1996.
26. Una vez inscrita la empresa, ¿qué obligación tiene el empresario respecto de los datos facilitados al inscribirse?
Conforme a los arts. 13 y 16 del RD 84/1996, el empresario está obligado a comunicar a la TGSS las variaciones de los datos facilitados al inscribirse (incluido el cambio de entidad de cobertura) y a solicitar la baja cuando cese definitivamente en su actividad.
27. Según el art. 142 LGSS, ¿quién es el sujeto responsable del cumplimiento de la obligación de cotizar?
El art. 142 LGSS establece que el empresario es el sujeto responsable del cumplimiento de la obligación de cotizar e ingresará tanto las aportaciones propias como las de sus trabajadores.
28. Según el art. 142 LGSS, ¿qué ocurre si el empresario no efectúa el descuento de la aportación del trabajador en el momento del pago de las retribuciones?
El art. 142 LGSS dispone que el empresario descontará la aportación del trabajador en el momento del pago de las retribuciones; si no efectúa el descuento entonces, no podrá hacerlo después, quedando obligado a ingresar la totalidad de las cuotas a su exclusivo cargo.
29. Según el art. 141 LGSS, ¿quiénes están obligados a cotizar al Régimen General de la Seguridad Social?
El art. 141 LGSS establece que están obligados a cotizar al Régimen General de la Seguridad Social los empresarios y los trabajadores, naciendo la obligación con el comienzo de la prestación de servicios y vinculándose a la situación de alta.
30. Según el art. 143 LGSS, ¿qué consideración tiene el pacto por el que el trabajador asuma la obligación de pagar la cuota a cargo del empresario?
El art. 143 LGSS declara nulo todo pacto, individual o colectivo, por el cual el trabajador asuma la obligación de pagar total o parcialmente la prima o parte de cuota a cargo del empresario, o por el que el empresario se comprometa a no descontar la aportación que corresponde al trabajador.
31. Según el art. 144 LGSS, ¿desde qué momento nace la obligación de cotizar?
El art. 144 LGSS establece que la obligación de cotizar nace desde el momento de iniciación de la actividad y se mantiene durante todo el periodo en que el trabajador la desarrolle, incluso en situaciones de incapacidad temporal, nacimiento y cuidado de menor u otras asimiladas.
32. En relación con la afiliación, ¿qué obligación tiene el empresario respecto de los trabajadores que ingresan a su servicio y no estaban previamente afiliados?
Conforme al art. 24 del RD 84/1996 y al art. 139 LGSS, los empresarios están obligados a solicitar la afiliación al sistema de los trabajadores que ingresen a su servicio y que no estuvieran previamente afiliados.
33. Según el art. 25 del RD 84/1996, ¿qué puede hacer el trabajador si el empresario incumple su obligación de solicitar la afiliación?
El art. 25 del RD 84/1996 prevé que, cuando el empresario incumpla su obligación, el propio trabajador puede solicitar su afiliación al sistema de la Seguridad Social.
34. ¿Cuál de las siguientes es una obligación del trabajador en materia de encuadramiento?
Conforme al art. 25 del RD 84/1996 y al art. 142 LGSS, el trabajador debe facilitar los datos identificativos y los relativos a su situación necesarios para la afiliación, el alta y la cotización, comunicar las variaciones que le afecten y, en su caso, solicitar su afiliación cuando el empresario incumpla.
35. ¿A través de qué sistema se efectúan, con carácter general, las comunicaciones de inscripción, afiliación, altas, bajas y variaciones de datos?
Conforme al RD 84/1996, las comunicaciones de inscripción, afiliación, altas, bajas y variaciones de datos se efectúan, con carácter general, por medios telemáticos a través del Sistema RED (Remisión Electrónica de Documentos) de la Seguridad Social.